Os eventos universitários começaram a se popularizar em grande massa há alguns anos atrás. Inicialmente feitos para um grupo seleto de pessoas, que eram realmente próximas às atléticas, não necessitavam de grande planejamento para sua organização.
Os tempos foram mudando, as atléticas se popularizando e com isso seus eventos foram crescendo junto, atraindo pessoas de outras atléticas e universidades e também pessoas comuns, fora do meio acadêmico. Open bar, shows, megaestruturas como palcos e tendas foram tomando conta das festas, se assemelhando a qualquer outro grande evento da cidade, com isso, certas responsabilidades jurídicas e precauções devem ser tomadas, se adaptando às cidades para que tudo ocorra de forma legal e sem transtornos, e para que isso aconteça, alvarás são extremamente necessários, afinal, você não quer a polícia batendo na porta do seu evento para pedir o cancelamento, quer?
Cada cidade tem suas particularidades nesse quesito, a prefeitura juntamente com os órgãos competentes fiscaliza constantemente para averiguar se o evento tem condições de acontecer de forma segura. Então o texto de hoje segue para auxiliar exatamente nisso! São pequenos conselhos para que pelo menos nessa questão não ocorram estresses desnecessários!
O primeiro ponto a ser tomado já no inicio da organização do seu evento, é averiguar se o lugar escolhido para tal está em dia com a prefeitura. Cada local que sedia eventos de qualquer porte necessita de seu alvará em dia, sem isso, na hora de solicitar a permissão para o evento em si, você já terá problemas! Pergunte ao responsável do local sobre isso. De preferência, peça para ver o alvará. Se estiver tudo ok, você já pode partir para à papelada do evento que vai organizar…
O próximo passo é avaliar a proporção e o tamanho do evento da sua associação, para saber a estrutura que será necessária. A estrutura sempre é avaliada no dia, ou um ou dois dias antes do evento pelos bombeiros (depende de cidade para cidade). O que se encaixa em questão de estrutura? Tendas, palco, banheiros… Isso tem que estar tudo descrito fielmente no alvará, com as quantidades exatas, tamanhos e tipos (ISSO É MUITO IMPORTANTE!!). Se algo estiver errado na hora da vistoria, os bombeiros podem embargar facilmente, tendo que cancelar em cima da hora. Então é sempre bom ir até o órgão competente e pedir uma espécie de modelo para você se basear!
As Polícias Civil e Militar também precisam emitir alvarás, eles necessitam ser avisados e pagos, constando o local e data do evento no documento!
Uma ART, anotação de responsabilidade técnica, também é necessária. Seria basicamente a vistoria e o OK de um engenheiro civil, por exemplo, conferindo que a estrutura montada está de acordo com os padrões de segurança. Sem isso, você não conseguirá o OK da prefeitura.
Ambulâncias e primeiros socorros são EXTREMAMENTE NECESSÁRIOS!! Para que não tenha problemas quanto a isso, procure a vigilância sanitária da sua cidade e busque informações para quantas são necessárias para determinada estimativa de público presente e também comunique o SAMU e outros órgãos competentes que o evento estará acontecendo; é relevante que eles fiquem cientes e preparados. Isso não é somente uma preocupação legal, e sim moral, afinal, você não quer ver alguém passando mal e não ter se preparado para isso, certo?
Vai ter comida, como food trucks ou coisas do gênero? Solicite os alvarás dos proprietários para ver se estão em dia com a vigilância sanitária.
Seguranças também são essenciais! Normalmente no alvará é solicitado um segurança para cada numero X de pessoas. Pense nisso: quantas pessoas serão esperadas?
No local, é sempre bom verificar: saídas de emergência que não podem ser bloqueadas, extintores de incêndio e parte elétrica, tudo isso será fiscalizado!
Com tudo isso em mãos, vá até a prefeitura e inicie o processo de liberação, sempre perguntando e conferindo se não está faltando nada! Agora, a dica mais importante de todas: FAÇA TUDO COM ANTECEDÊNCIA, NÃO DEIXE PARA A ÚLTIMA HORA!!!
Seguindo essas dicas, com certeza tudo dará certo! E, caso ver que está com alguma dificuldade, não hesite em procurar alguém experiente que possa te auxiliar. Feio não é pedir ajuda, feio é fazer errado por descuidos que muitas vezes são bobos! 😉
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