Briefing para eventos

Salve, salve galerinha aqui do Integraê!

Estava pensando esses dias que assunto relevante poderia estar trazendo aqui para vocês e me veio a cabeça Briefing de Eventos, que é muito importante para as Atléticas e Centros Acadêmicos que costumam promover eventos a fim de arrecadar fundos. E pelo visto a ideia foi ótima, pois quando sugeri esse tema e mais um outro (próxima matéria bapho que vem em seguida) minha editora adorou! ?

Então vamos lá, o que é um Briefing?
Bom, basicamente briefing é uma série de informações ou uma coleta de dados transcorridos em uma reunião para o desenvolvimento de um projeto ou documento.

Normalmente, quando se trata da organização de um evento como festas, o briefing deste evento ocorre durante todas as reuniões pré-evento e que tem como foco a organização do mesmo. Por conta disto, nunca o briefing será concluído em apenas uma reunião. Mas o que deve constar ou fazer parte de um briefing de eventos?

Tema (Edição)

Levando em consideração que a festa já possuí um nome, a cada edição dela será decidido o tema da festa. Por exemplo, a maior festa open bar da Atlética das Engenharias e Arquitetura da FURB se chama “Gerigonça”. A cada edição – que ocorre a cada semestre, tendo duas festas por ano – eles escolhem um tema. A primeira edição de 2019 o tema foi “Geringonça – Candy” e a segunda edição “Geringonça – Noite do Terror”. Depois que você consegue definir o tema, as demais coisas relacionadas a festa (bom, a maior parte) vai ser atrelada ao tema escolhido para a edição da sua festa.

O Lugar

É muito importante você sempre ter em mente para quantas pessoas serão a sua festa. Porque isso interfere diretamente no lugar que você vai escolher para realizar o evento. Se você for realizar um evento estimando ter um público de 3mil pessoas, por exemplo, tem que estar claro para você que o lugar tem que comportar essa quantidade de pessoas, além de oferecer estrutura para esse volume de público. Como por exemplo, se o local escolhido oferece uma boa quantidade de banheiros para essas pessoas, e se tem espaço suficiente para o gerenciamento dos bares. Isso que nem comentei aqui sobre o palco e camarim, mas com certeza tem que estar em mente essa questão também.

Outro fator importante que interfere no lugar é o dia do evento. É sempre bom ver a agenda dos locais para saber a disponibilidade para a realização do seu evento.

Atrações

Esse é outro ponto muito importante para ser debatido logo no início. Às vezes, dependendo o tema da festa logo se pensa qual vai ser o atrativo principal do evento – e se é ou não necessário ter um atrativo principal. Por exemplo, se for ter uma festa com edição de festa junina, não vai poder faltar um sertanejo, né meu povo? ?

Neste caso, dependendo o tamanho da festa vale a pena investir em uma atração nacional, como por exemplo uma das maiores festas universitárias realizada pelos alunos do curso de farmácia da federal em Floripa/SC faz, a festa open bar Tarja Preta. A festa já contou com várias atrações incluindo Lucas Lucco como atração principal em uma de suas edições, mais atrações locais. No entanto, se a festa for ter um público menor, o melhor é investir em atrações locais.

Outro ponto que é importante pensar quando se fala em atrações, é a “line up”. Na line up além de definirmos as atrações, definimos que tipos de atrações são e em que ordem elas vão acontecer no evento. Como no exemplo à baixo:

Vendas

Considerando que já tem a estimativa de público que terá o evento, a quantidade de ingressos será pensada para essa estimativa. Também é necessário neste momento decidir valor dos lotes e quantidade de ingresso por lote. Além disso, também deve ser definido se vai existir diferença de valor de ingresso por sexo. Até ano passado eu via em algumas festas ainda, mulheres pagando menos que os homens nos ingressos. Mas essa diferença vem decaindo com o passar dos anos. Mesmo assim, dependendo os valores que sua Atlética defende, é bom ter isso em mente.

Com a data do evento confirmada, é quando você define os dias de venda. Se serão 30 dias, 45 dias e assim por diante. Porque com a data do evento definida e com a quantidade de dias que querem trabalhar as vendas, você definirá o dia de lançamento do evento nas mídias com a equipe de marketing, e o dia de lançamento das vendas. Isso mesmo. Depois de lançar o evento no Instagram e Facebook, por exemplo, vai ter o dia de lançar as vendas nessas mídias. Anunciando quando vai ser o dia de fato que está liberado para comprar os ingressos. Além disso, tem que ser definido com a equipe onde será os pontos de vendas e os comissários autorizados para venderem os ingressos.

Bar

Bora dar uma pt na festa – SQn! ??

Mas vamos e vinhemos que falar de bar é falar de coisa boa também, né?! Haha

Bar é um ponto muito importante também neste briefing, pois o bar também pode ser um atrativo na festa. Por exemplo, dependendo o tema da sua festa, você poder ter um bar temático que além de referenciar o tema da festa pode fazer referência também ao curso que está promovendo a festa. Por exemplo, usar uma betoneira para fazer o drink referenciando ao curso de Eng. Civil.

Outro ponto também importante é ver quantos bares serão necessários na sua festa. E o que esses bares vão disponibilizar para o público como: cerveja, vodka, caipirinha, refrigerante, energético e não podemos esquecer aqui da água.

Além do mais, depois de definido que bebidas terão no evento, é necessário cotar quanto de cada item de bebida terá no evento. E a logística dessas bebidas durante a festa.

Copo

Em várias festa existe a possibilidade da venda de um copo para o evento, que serve também como um mimo da festa para relembrar aquela noite. Normalmente a equipe de marketing depois que a equipe geral definiu o tema, trabalha com a ideia de um copo personalizado que pode ser vendido no evento como forma também de arrecadar $$$.

Neste caso também é importante ver qual vai ser o fornecedor e se cumprirá com o prazo de entrega. E que esse fornecedor não entregue o pedido no dia, pois isso pode implicar em vários problemas – fica a dica!

Bombeiros

Esse é um ponto muito importante, pois dependendo o espaço escolhido, cabe a quem vai organizar o evento correr atrás do alvará dos bombeiros para a realização do evento. Normalmente para o alvará precisa da planta baixa do espaço onde ocorrerá o evento e o local tem que ter o mínimo de saídas de emergência, extintores, placas de sinalização e demais detalhes estabelecidos por norma, que vai de acordo com a capacidade de pessoas que comporta o local. Para saber mais detalhes sobre isso é necessário ver as normas dos bombeiros do seu estado, já que costumam mudar de um estado para o outro. Também é possível você ir ao próprio posto dos bombeiros e tirar com eles as dúvidas que surgirem.

Se o evento é de pequeno porte e pequeno, normalmente não precisa de um alvará. E quando o evento já ocorre em uma casa de festa, normalmente os próprios responsáveis pelo lugar às vezes já ficam responsáveis por essa parte.

Mais um ponto importante a ser visto é que a partir de uma quantidade de pessoas é necessário paramédico na festa. Isso mesmo que você leu. Então fique atento a esse detalhe também.

Evento

Uma questão importante é até um dia antes do evento definir quem vai ajudar na montagem do evento durante o dia (se a festa for à noite). E definir a função de cada um durante o evento. Por exemplo, quem vai ficar na entrada recebendo os ingressos, quem recebe os artistas e cuida do palco, quem fica responsável por bar e assim por diante.

Bom, galerinha por hoje é isso. Espero que essa matéria seja útil para a maioria. Se for útil, compartilhe com os demais. E fiquem atentos para a minha próxima matéria que logo, logo chega aí. ?