Fala galera, como vocês estão?
Começo de ano letivo, a calourada cai de paraquedas na faculdade, sem ter a mínima ideia do que está acontecendo, a maioria deles de fora da cidade e sem conhecer ninguém. Quer jeito melhor pra introduzir eles no meio universitário do que uma festa de recepção?
O Vini já contou aqui o que rola nas famigeradas Calouradas, então comigo o negócio vai ser mais técnico, menos ênfase nos PT’s, mimachers e integração que acontecem no evento e mais foco no como fazer.
Pra facilitar, vamos criar um passo a passo de como fazer acontecer o rolê mágico que seus calouros NUNCA mais vão esquecer (ou vão rsrs).
1º passo: DEFINIR COMO VAI SER O EVENTO
Aqui é a parte de planejamento, sentar com a galera da Atlética ou a comissão que vai fazer acontecer e definir coisas que parecem simples, mas que são fundamentais, como o tamanho do evento (vai ser pra pra 500 pessoas, 1000, 2000?), a data do evento (é fundamental pra dar certo, tenta não escolher uma data próxima de outros eventos grandes), o que vai ser servido (aquele gummyzinho ou bebida da atlética é um role barateza que a galera curte) e que tipo de atração você pretende por (sempre legal, se o curso já tiver uma bateria, colocar ela pra tocar, já cria o sentimento nos calouros de amor ao curso e rivalidade com os cursos rivais).
2° passo: PESQUISA DE PREÇO
Agora começa a função de verdade, junta a galera que tá mesmo disposta a ajudar e distribui o que deve ser orçado. Começa do básico, chácara, bebida e atração.
Pra chácara é sempre bom buscar um lugar não muito longe da cidade, mas meio isolado pra evitar reclamação da vizinhança. Cotar bebida pode parecer simples, mas é fundamental lembrar o lugar que você tá cotando que é necessária a entrega da bebida no dia evento bem cedinho, assim, na hora que a galera começa a chegar, a breja já tá trincando, satisfazendo geral. A quantidade de breja por pessoa vai na média 4L por pessoa, mas dá pra diminuir isso colocando as misturas, vodka de sabor, gummy (mistura de vodka branca com suco tang) e/ou a bebida típica do curso (exemplos: caldo de tatu, sangue de mosquito, rabo de galo, mijo de elefante). A atração vai depender muito do seu orçamento, mas em eventos assim um pagodinho e a bateria do curso são praticamente unanimidade pra animar a galera.
Definido o simples, chegou a hora de orçar o “resto”, que é igualmente importante: segurança, banheiro químico, equipamento de som e convites, além do material que será utilizado na festa, como copos e pulseiras. Segurança varia muito da chácara, mas o ideal seria um segurança para cada 150 pessoas. O banheiro químico, pra ficar um rolezinho fino, sem muita espera, o ideal é um banheiro químico para cada 100 pessoas, mas de novo, é variável.
Com isso definido chegou a hora de ir atrás do alvará. Pra galera mais nova, alvará é uma autorização da prefeitura para que o evento ocorra e é meio chatinho e caro de conseguir, é necessário laudo dos bombeiros, contrato de locação do local, o contrato dos seguranças e como vai funcionar a festa, mas a maioria das cidades tem alguém especializado que faz a funça pra você por uma “taxa”. Parece um problemão o alvará, mas sem ele você assume o risco de chegar no dia da festa e a polícia baixar lá e fechar o evento, então vale a pena ir atrás.
3° PASSO: DIVULGAÇÃO
A divulgação é o segredo para que o evento dê certo. Já cria o evento no facebook bem antes como SAVE THE DATE, pra marcar a data e todo mundo saber que nesse dia já vai ter seu rolê. Pede pra galera com mais senso de humor e algum domínio pra fazer montagens manter o evento movimentado. O valor do lote promocional é sempre bom fazer “PRECIN”, só que um número limitado. Esgotar o lote promocional e o 1° lote bem rápido é um ótimo marketing também, a galera adora um evento que tá estourado!
Pega uma galera de outros cursos e faculdades e coloca eles vendendo convites também, isso atrai um público diferente do seu círculo para sua festa. Fazer promoção que sorteia convites pra quem compartilha e marca os amigos na postagem da festa populariza o evento também. Panfletagem hoje em dia vejo como algo não muito efetivo, a galera tá toda nas redes sociais e ninguém gosta de receber papelzinho no sinal (nem de entregar).
É sempre legal envolver a festa com alguma campanha solidária, como por exemplo arrecadação de 1kg de alimento na entrada.
Caso você tenha assumido o risco de fazer festa sem alvará (nunca acontece, hahaha), evite lançar o local da festa muito antes, de preferência somente na véspera ou no dia da festa mesmo.
4° PASSO: O GRANDE DIA
Com tudo preparado, chácara e banheiros químicos alugados, segurança e atrações contratadas, bebida comprada, é a hora de convocar a galera empenhada em fazer acontecer pra cedinho estar na chácara pra montar as coisas.
Durante a manhã, a prioridade é colocar a breja pra gelar, depois disso o preparativo do local no geral, fazer o famoso gummy (ou bebida da atlética), verificar se o som já foi ou está sendo instalado de forma correta e se está funcionando. Depois de verificar tudo, é só esperar a calourada e convidados chegar pra curtir o evento.
Vale lembrar que fazer um rolê desse geralmente toma um tempão de quem tá organizando, fora os estresses, correr atrás de fornecedor, fazer a atração começar no horário, não deixar acabar a breja, medo de dar errado e todos os perrengues que a gente passa até o final do evento.
Tem momentos em que você até pensa “será que vale mesmo a pena todo esse trabalho?”. Mas ouvir a calourada dizendo que nunca vão esquecer desse dia e a galera que foi elogiando o evento, faz quem trabalhou esquecer todo o trabalho que teve e já começar a pensar no próximo.
Eventos como esse marcam a vida dos universitários e criam laços que só frequentando as aulas não seria possível. Então o que você tá esperando pra juntar sua galera e começar a planejar a festa pros seus calouros?
DISSEMINE!
